COMPREHENSION DU CONTEXTE DE L’ORGANISME Contexte

Le développement de l’enseignement supérieur et technique devient aujourd’hui un enjeu de société. Ainsi les enseignements technique et supérieur doivent donner des formations de pointes, innovantes et stratégiques. Dans cette perspective FORMATEC, dès sa création a pour vision d’être une institution de formation de référence au Togo, dans la sous-région, en Afrique et dans le mondeentier qui fonctionne selon les standards internationaux.

 

  • Contexte externe

 

Institution de formation, FORMATEC a pour objectif et vision de donner des formations de pointes, innovantes et stratégiques axées sur l’appropriation des compétences spécifiques métiers. Afin de faire de FORMATEC une institution de formation technique et supérieure moderne, de qualité, performante et compétitive, il est devenu primordial de maîtriser les exigences et enjeux externes pouvant interagir sur l’atteinte des objectifs. Ainsi, FORMATEC devra prendre en compte plusieurs facteurs notamment :

 

  • Le nouveau cahier des charges du ministère de l’Enseignement Supérieur du Togo ;
  • Les référentiels des ministères de tutelle et du gouvernement en matière d’enseignement ;
  • Les lois d’orientation sur l’enseignement supérieur et technique au Togo ;
  • Les conclusions du conseil présidentiel sur l’enseignement supérieur au TOGO ;
  • Le droit OHADA ;
  • Les plans de développement de l’Etat Togolais ;
  • La SCAPE (2013-2017) ;
  • Le PND (2018-2022) ;
  • La loi cadre sur le schéma national d’harmonisation des activités de certification et de promotion de la qualité au Togo voté par l’Etat Togolais le 12 août 2009 ;
  • Le projet de mise en place de l’agence assurance qualité UNESCO- SHENZEN ;
  • Les référentiels et les exigences qualité de l’UEMOA et de la CEDEAO ;
  • Le contexte de globalisation et de mondialisation ;
  • L’environnement concurrentiel crée par la multitude des écoles concurrentes évoluant dans le même secteur d’activité ;
  • La mobilité des étudiants et des professeurs et la possibilité de capitalisation et d’équivalence des crédits ;
  • L’évolution de la population et des infrastructures de développement d’Agoè ;
  • L’évolution de la population candidate à la formation ;
  • Les exigences du marché de l’emploi ;

 

Une analyse constante des implications de ces différents facteurs est menée pour une exploitation dans l’élaboration des différents documents métiers et qualité (attentes et besoins des parties intéressées, les risques et opportunités, etc.).

 

  • Contexte interne

 

Créé en 1998, FORMATEC a connu une évolution fulgurante d’année en année, qui a posé plusieurs défis notamment :

 

  • La stratégie de faire fonctionner un collectif de travail du personnel de plus en plus important ;
  • L’appropriation de la culture de la qualité et de l’excellence par tout le personnel ;
  • Les compétences et la qualification du personnel administratif et technique, et des enseignants ;
  • La motivation du personnel ;
  • La réalisation, l’acquisition et la gestion des infrastructures et équipements indispensables pour l’atteinte des objectifs ;
  • La culture du leadership ;
  • La situation géographique ;
  • L’organisation administrative et pédagogique
  • La gestion financière et économique de l’institution
  • La maitrise et la satisfaction des attentes des parties intéressées ;

 

Il est devenu dès lors important pour l’institution face à ces enjeux internes de trouver et de mettre en place des outils de management et de gestion pouvant lui permettre d’atteindre efficacement ses objectifs.

 

  • Considération du contexte

 

Ce sont là les grandes questions auxquelles FORMATEC essaie de répondre à travers son système de management de la qualité.

 

Ainsi pour répondre aux enjeux du contexte dans lequel évolue l’institution, FORMATEC s’est inscrit dans la démarche qualité en 2013 en choisissant le système de management de la qualité iso 9000 comme outil essentiel de gestion dans la perspective de l’amélioration continue et de l’excellenceet une gestion axée sur des Résultats préalablement définis de façon concertée.Tout le système, dès lors, orienté client et processus, œuvrera pour la satisfaction des exigences des parties intéressées.

 

  • Analyse SWOT

 

L’analyse SWOT des différents enjeux internes et externes du contexte, a permis d’identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces pouvant impacter la capacité de FORMATEC à atteindre le ou les résultats attendus de son système de management de la qualité.

 

  • Forces

 

L’analyse révèle plusieurs facteurs constituants des forces pour l’institution FORMATEC dans l’atteinte de ses objectifs. Ces forces peuvent être regroupées en trois (03) catégories à savoir :

 

  • Les infrastructures et équipements

Les différents investissements effectués par FORMATEC en matière d’infrastructures et équipements lui ont permis à ce jour de disposer de quatre domaines qui abritent les activités de FORMATEC :

  • Un bâtiment de cinq (5) niveaux bâtis sur une superficie de 300 m² servant de bloc administratif ;
  • Un domaine d’une superficie de 1 800 m² comportant un bâtiment de huit (8) niveaux servant de bloc pédagogique ;
  • Un domaine d’une superficie d’environ 348 m² servant de parking ;
  • Un domaine d’environ 802 m² servant d’atelier.

Tous ces domaines offrent les infrastructures suivantes mises à la disposition des étudiants et du personnel :

  • Vingt huit (28) salles de classes de capacité allant de 14 à 100 places ;
  • trois (3) salles de conférences de capacité de plus de 250, et 200 places ;
  • deux salles de conseils de capacité 100 et 12 places ;
  • une (1) salle de réception de 100 places ;
  • deux (2) salles informatiques de 36 et 56 ordinateurs ;
  • un (1) laboratoire polyvalent  de 150 m² avec des pavillons de génie civil, maintenance informatique ; électrotechnique, électronique, télécommunication et énergie renouvelable ;
  • une (1) bibliothèque de superficie de 137 m², de 62 places assises, de plus de 10 000 ouvrages, avec une bibliothèque numérique équipée de 12 ordinateurs ;
  • une (1) aire d’ateliers de 802 m²
  • une (1) aire de détente de 300 m²
  • un (1) service médico-social d’une superficie de 67 m², équipé de 4 lits avec une (1) infirmière et un médecin ;
  • une (1) cantine d’une superficie de 96 places assises;
  • une (1) aire d’étude d’environ 250 m²
  • un (1) parking pour étudiant de 600 m² ;
  • un (1) parking pour administration d’une superficie de 348 m² ;
  • quinze (15) blocs sanitaires ;
  • un (1) bureau d’une superficie de 13m² pour l’association des étudiants (CEF);
  • un (1) bureau d’une superficie de 13m² pour l’association des anciens étudiants de FORMATEC (2AEF);
  • trente-six (36) bureaux abritant le Président de Conseil d’Administration,  la Direction Générale, le Secrétariat Général, la Direction académique, le Service Scientifique, les Responsables de Filières, le Responsable Recouvrement, Le Service Scolarité, le Service Examen, les Assistants aux Responsables de Filières, les Surveillants, le Secrétariat Principal, le Secrétariat de Gestion Académique, le Secrétariat Annexe, les bureaux Enseignants, bureaux consultants, le Secrétariat du DG, le Services Ressources Humaines, les Standards;
  • une cafétéria ;
  • une salle des professeurs.

 

  • La gouvernance

 

La réorganisation complète de la gouvernance administrative et académique intervenue dans l’institution pour une gestion efficiente et efficace permet aujourd’hui à FORMATECde disposer de :

 

  • Six organes :

 

  • Le Conseil d’Administration
  • Le Conseil Scientifique et Pédagogique
  • Le Conseil de Direction
  • Le Conseil des Professeurs
  • Le Conseil Pédagogique
  • Et le Conseil des Filières

 

  • Six comités :

 

  • L’Equipe de Recherche et Développement de FORMATEC
  • Le Comité Hygiène Sécurité et Santé
  • Le Cercle Qualité
  • Le Comité Gestion Des Domaines
  • Les Commissions de Passation et de contrôle des Marchés de FORMATEC
  • Le Comité Gestion de la Cantine

 

  • Quatre (04) Directions :

 

  • La Direction Générale ;
  • La Direction Académique ;
  • Le Secrétariat Général ;
  • Le Service Scientifique.

 

  • Quatre (04) Responsables de Filière (départements), trois(03) Assistants aux Responsables de Filière et deux (02) surveillants, deux (02) chargés de la gestion des laboratoires, un (01) chargé des activités de communication et péri académiques pour l’organisation des activités pédagogiques de ces filières qui sont :

 

  • Technologies de Construction et Environnement ;
  • Technologies Industrielles et Energies ;
  • Administration et Communication ;
  • Sciences Economiques et de Gestion.

 

  • Dix (10) services :

 

  • Le service recouvrement ;
  • Les secrétariats principal, annexe et standards ;
  • Le secrétariat particulier du DG ;
  • Le service scolarité ;
  • Le service examen ;
  • Le service finance et comptabilité ;
  • Le service des ressources humaines ;
  • Le service médico-social ;
  • Le service de gestion des travaux et des domaines ;
  • La bibliothèque.

 

  • Les distinctions

 

Tous les efforts et investissements consentis ont permis à FORMATEC d’être honoré de plusieurs distinctions,qui aujourd’hui,témoignent de son engagement dans la qualité et constituent des preuves de sa notoriété dont :

 

  • laCertification ISO 9001 (en 2015) ;
  • le prix d’EXCELLENCE du Prix Togolais de la Qualité (en 2016) ;
  • la lettre de Félicitation par le Gouvernement Togolais pour la « PROMOTION DE LA QUALITE, LA RECHERCHE DE LA PERFORMANCE ET DE LA COMPETITIVITE » (en 2017) ;
  • laQualification d’ « INSTITUTION DE BONNE QUALITE » par l’Etat Togolais

(en2016) ;

  • Lauréat aux prix International Leadership in Quality (2018) ;
  • Lauréat aux grands prix des Ecoles africaines (en 2017 et 2018) ;
  • la participation au Prix CEDEAO de la qualité (en 2017) ;
  • la participation au Prix UEMOA de la qualité (en 2016) ;

 

Il est alors important pour l’institution de travailler au maintien et à l’amélioration de ces points forts à travers le pilotage adéquat de l’ensemble des processusmis en place. De plus, un accent sera mis sur le respect des différents documents métier et qualité mis en place.

  • Faiblesses

 

Les points faibles à surveiller suite àl’analyse des enjeux du contexte sont :

 

  • L’état des différentes voies d’accès aux domaines de FORMATEC ;
  • L’espace insuffisant pour le parking des engins ;
  • Le faible taux d’enseignants permanents ;
  • L’insuffisance d’implication du personnel y compris des enseignants ;
  • L’Indisponibilité des responsables aux postes pour lesquels sont établis des contrats de collaboration ;

 

L’institutiontravaillera au traitement et à la prise en compte de toutes ces faiblesses dans les différentes planifications et actions d’amélioration du système.

  • Opportunités

 

A travers les différentes actions menées et la prise en compte de son contexte, FORMATEC dispose de plusieurs opportunités. Ces opportunités concernent :

 

  • Les textes réglementaires de l’état et des ministères sur le métier et qualité
  • Les textes réglementaires des organismes sur le métier et qualité ;
  • Les établissements de l’état (UL, UK, Lycées d’enseignement général et technique de l’Etat etc.) permettant de disposer d’enseignants qualifiés ;
  • Les conventions de partenariats et coopérations avec 04 grandes écoles africaines, 02 laboratoires, 01 structure de production et 01 institution financière:
  • L’Ecole Supérieure des Sciences et Technologies de l’Ingénieur de Rabat (ESSTI) de RABAT au Maroc ;
  • Le Centre Régional de Formation pour Entretien Routier (CERFER) dont le siège est à Lomé au Togo ;
  • Pinnacle Language Center (PLC) à Accra au Ghana ;
  • L’Ecole Supérieure Polytechnique de la jeunesse (ESUP) à Ouagadougou au Burkina-Faso
  • La société KAD7 SA à Lomé au Togo ;
  • Le Laboratoire de Travaux Publics (LaB TP) à Lomé au Togo ;
  • Le Laboratoire Nationale de Bâtiment et des Travaux Publics (LNBTP) à Lomé au Togo ;
  • La Société Bancaire ORABANK

 

Des actions quotidiennes seront menées par FORMATEC pour une exploitation effective et efficiente de toutes ces opportunités qui peuvent considérablement aider à atteindre les résultats attendus ainsi que l’amélioration du système de management de la qualité.

4-4 Menaces

 

L’analyse révèleégalement des facteurs constituants des menaces pour l’institution FORMATEC dans l’atteinte de ses objectifs. Il s’agit d’éléments qui, s’ils ne sont pas pris en compte ou exploiter convenablement, peuvent agir d’une manière ou d’une autre sur tout le système. Ces éléments concernent:

 

  • Les référentiels des ministères de tutelle et du gouvernement en matière d’enseignement ;
  • Les lois d’orientation sur l’enseignement supérieur et technique au Togo ;
  • Les conclusions du conseil présidentiel sur l’enseignement supérieur au TOGO ;
  • Le droit OHADA ;
  • Les plans de développement de l’Etat Togolais ;
  • La SCAPE (2013-2017) ;
  • Le PND (2017-2022) ;
  • La loi cadre sur le schéma national d’harmonisation des activités de certification et de promotion de la qualité au Togo voté par l’Etat Togolais le 12 août 2009 ;
  • Les référentiels et les exigences qualité de l’UEMOA et de la CEDEAO ;
  • Le contexte de globalisation et de mondialisation ;
  • L’environnement concurrentiel crée par la multitude des écoles concurrentes évoluant dans le même secteur d’activité ;
  • Les exigences du marché de l’emploi ;
  • Les riverains constituant l’environnement immédiat ;
  • L’indisponibilité des enseignants vacataires.

 

Une analyse constante des implications de ces différents facteurs doit être menée pour une recherche permanente des actions à mettre en œuvre pour l’élimination, l’atténuation ou la maitrise des différentes menaces liées aux enjeux du contexte de l’institution. De plus une évaluation des actions mises en œuvre sera effectuée périodiquement pour une amélioration continue du système FORMATEC pour l’atteinte des objectifs.

Lomé, le 12 décembre 2018

Le Directeur Général

Dr. AMEY Kossi Bollanigni

 

            V002  2017/12DOQ/005