Le développement de l’enseignement supérieur et technique devient aujourd’hui un enjeu de société. Ainsi les enseignements technique et supérieur doivent donner des formations de pointes, innovantes et stratégiques.
Dans cette perspective FORMATEC, dès sa création a pour vision d’être une institution de formation de référence au Togo, dans la sous-région, en Afrique et dans le monde entier qui fonctionne selon les standards internationaux.
CONTEXTE DE L’ORGANISME
Contexte externe
Institution de formation, FORMATEC a pour objectif et vision de donner des formations de pointes, innovantes et stratégiques axées sur l’appropriation des compétences spécifiques métiers. Afin de faire de FORMATEC une institution de formation technique et supérieure moderne, de qualité, performante et compétitive, il est devenu primordial de maîtriser les exigences et enjeux externes pouvant interagir sur l’atteinte des objectifs. Ainsi, FORMATEC devra prendre en compte plusieurs facteurs notamment :
• Les référentiels des ministères de tutelle et du gouvernement en matière d’enseignement ;
• Les lois d’orientation sur l’enseignement supérieur et technique au Togo ;
• Les conclusions du conseil présidentiel sur l’enseignement supérieur au TOGO ;
• Le droit OHADA ;
• La SCAPE (2013-2017) ;
• Le PND (2018-2022) ;
• La loi cadre sur le schéma national d’harmonisation des activités de certification et de promotion de la qualité au Togo voté par l’Etat Togolais le 12 août 2009 ;
• Le projet de mise en place de l’agence assurance qualité UNESCO- SHENZEN ;
• Les référentiels et les exigences Qualité de l’UEMOA et de la CEDEAO ;
• Le contexte de globalisation et de mondialisation ;
• Crise sanitaire (COVID19, Epidémie)
• Crise financière, socio-politiques, sécuritaire
• L’environnement concurrentiel créé par la multitude des écoles concurrentes évoluant dans le même secteur d’activité ;
• La mobilité des étudiants et des professeurs et la possibilité de capitalisation et d’équivalence des crédits ;
• L’évolution de la population et des infrastructures de développement d’Agoè ;
• L’évolution de la population candidate à la formation ;
• Les exigences du marché de l’emploi.
Une analyse constante des implications de ces différents facteurs est menée pour une exploitation dans l’élaboration des différents documents métiers et qualité (attentes et besoins des parties intéressées, les risques et opportunités, etc.).
Contexte interne
Créé en 1998, FORMATEC a connu une évolution fulgurante d’année en année, qui a posé plusieurs défis notamment :
• La stratégie de faire fonctionner un collectif de travail du personnel de plus en plus important ;
• L’appropriation de la culture de la qualité et de l’excellence par tout le personnel ;
• Les compétences et la qualification du personnel administratif et technique, et des enseignants ;
• La motivation du personnel ;
• La réalisation, l’acquisition et la gestion des infrastructures et équipements indispensables pour l’atteinte des objectifs ;
• La culture du leadership ;
• La situation géographique ;
• L’organisation administrative et pédagogique ;
• La gestion financière et économique de l’institution ;
• La maitrise et la satisfaction des attentes des parties intéressées ;
• Crise interne (incendie, mouvements estudiantins)
• etc.
Il est devenu dès lors important pour l’institution face à ces enjeux internes de trouver et de mettre en place des outils de management et de gestion pouvant lui permettre d’atteindre efficacement ses objectifs.
Considération du contexte
Ce sont là les grandes questions auxquelles FORMATEC essaie de répondre à travers son système de management de la qualité.
Ainsi pour répondre aux enjeux du contexte dans lequel évolue l’institution, FORMATEC s’est inscrit dans la démarche qualité en 2013 en choisissant le système de management de la qualité de la famille des normes ISO 9000 et ensuite la norme ISO 21001 en 2020 comme outils essentiels de gestion dans la perspective de l’amélioration continue et de l’excellence et une gestion axée sur des Résultats préalablement définis de façon concertée. Tout le système, dès lors, orienté client et processus, œuvre et œuvrera pour la satisfaction des exigences des parties intéressées.
ANALYSE SWOT
L’analyse SWOT des différents enjeux internes et externes du contexte, a permis d’identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces pouvant impacter la capacité de FORMATEC à atteindre les résultats attendus de son système de management de la qualité.
Forces
L’analyse révèle plusieurs facteurs constituants des forces pour l’Institut FORMATEC dans l’atteinte de ses objectifs. Ces forces peuvent être regroupées en trois (03) catégories à savoir :
• Les infrastructures et équipements
Les différents investissements effectués par FORMATEC en matière d’infrastructures et équipements lui ont permis à ce jour de disposer de quatre domaines qui abritent les activités de FORMATEC :
• Un bâtiment de cinq (5) niveaux bâtis sur une superficie d’environ 300 m² servant de bloc administratif ;
• Un domaine d’une superficie d’environ 1 800 m² comportant un bâtiment de huit (8) niveaux servant de bloc pédagogique et un autre bâtiment de trois (03) niveaux servant de bloc péri académique ;
• Un domaine d’une superficie d’environ 348 m² servant de parking ;
• Un domaine d’environ 802 m² servant d’atelier.
Tous ces domaines offrent les infrastructures suivantes mises à la disposition des étudiants et du personnel :
• Vingt-huit (28) salles de classes de capacité allant de 14 à 100 places ;
• Trois (3) salles de conférences de capacité de plus de 250, et 200 places ;
• Deux salles de conseils de capacité 100 et 12 places ;
• Une (1) salle de réception de 100 places ;
• Deux (2) salles informatiques de 36 et 56 ordinateurs ;
• Un (1) laboratoire polyvalent de 50 m² avec des pavillons de génie civil, maintenance informatique, électrotechnique, électronique, télécommunication et énergies renouvelables ;
• Une (1) bibliothèque de superficie de 137 m², de 62 places assises, d’environ 10 000 ouvrages, avec une bibliothèque numérique équipée de 12 ordinateurs ;
• Une (1) aire d’ateliers d’environ 802 m²
• Une (1) aire de détente d’environ 300 m²
• Une (1) aire de parking étudiant/espace de loisir d’environ 560 m²
• Un (1) espace d’études ou de détente d’environ 560 m²
• Un (1) service médico-social d’une superficie de 67 m², équipé de 4 lits avec une (1) infirmière et un médecin ;
• Un (1) parking pour administration d’une superficie d’environ 350 m² ;
• Vingt (20) blocs sanitaires ;
• Un (1) bureau d’une superficie de 13 m² pour l’association des étudiants (CEF) ;
• Un (1) bureau d’une superficie de 13 m² pour l’Association des Diplômés de FORMATEC ;
• Trente-six (36) bureaux abritant, la Direction Générale, le Secrétariat Général, la Direction académique, le Service Scientifique, le Service Contrôle Audit Interne, les Responsables de Filières, le Responsable Recouvrement, Le Service Scolarité, le Service Examen, les Assistants aux Responsables de Filières, le Surveillant, le Secrétariat Principal, le Secrétariat de Gestion Académique, le Secrétariat Annexe, les bureaux Enseignants, le Secrétariat du DG, le Service Ressources Humaines, le Chef Travaux, les Standards et Accueil;
• Une cafétéria ;
• Une salle des professeurs.
La gouvernance
L’organisation de la gouvernance administrative et académique de l’Institution dans l’optique d’une gestion efficiente et efficace, permet aujourd’hui à FORMATEC de disposer de :
• Six (06) organes :
• Le Conseil d’Administration/Conseil Scientifique et Pédagogique
• Le Conseil de Direction
• Le Conseil des Professeurs
• Le Conseil Pédagogique
• Le Conseil Scientifique
• Le Conseil des Pilotes de Processus
• Quatre (04) comités :
• La Structure de Recherche et Développement de FORMATEC
• Le Comité Hygiène Sécurité et Santé
• Le Cercle Qualité
• Le Comité Gestion Des Domaines
• Cinq (05) Directions :
• La Direction Générale ;
• La Direction Académique ;
• Le Secrétariat Général ;
• Le Service Scientifique ;
• Le Service Contrôle Audit Interne.
• Trois (03) Responsables de Filière (départements), six (06) Assistants (assistants aux Responsables de Filière, surveillants, chargés de la gestion des laboratoires, chargé des activités de communication et péri académiques) pour l’organisation des activités pédagogiques de ces filières qui sont :
• Technologies de Construction et Environnement ;
• Technologies Industrielles et Energies ;
• Administration- Communication et Sciences Economiques et de Gestion.
• Dix-sept (17) services :
• Le service recouvrement ;
• Le secrétariat principal,
• Le secrétariat pédagogique
• Quatre standards/accueil ;
• L’Assistance du DG ;
• Le secrétariat de la gestion académique
• La surveillance
• Le service scolarité ;
• Le service examen ;
• Le service finance et comptabilité ;
• Le service des ressources humaines ;
• Le service médico-social ;
• Le service de gestion des travaux et des domaines ;
• Le service bibliothèque et archivage.
• Deux (02) Associations
• L’association des étudiants de FORMATEC (CEF) ;
• L’association des diplômés de FORMATEC (ADF).
Les distinctions
Tous les efforts et investissements consentis ont permis à FORMATEC d’être honoré de plusieurs distinctions, qui aujourd’hui, témoignent de son engagement dans la qualité et constituent des preuves de sa notoriété dont :
• La Certification ISO 9001 (date de certification initiale : 2015) ;
• La Certification ISO 21001 (en 2021) ;
• Le prix d’EXCELLENCE du Prix Togolais de la Qualité (en 2016) au Togo ;
• Le prix d’EXCELLENCE du Prix Togolais de la Qualité (en 2021) au Togo ;
• La lettre de Félicitation par le Gouvernement Togolais pour la « PROMOTION DE LA QUALITE, LA RECHERCHE DE LA PERFORMANCE ET DE LA COMPETITIVITE » (en 2017) au Togo ;
• La Qualification d’« INSTITUTION DE BONNE QUALITE » par l’Etat Togolais (en 2016) au Togo ;
• Prix International Leadership in Quality (en 2018) en France ;
• Prix International Star for Quality (en 2019) en Suisse ;
• Grands Prix des Ecoles Africaines (en 2017, 2018 et 2019) au Burkina Faso et au Togo ;
• Prix Top Patrimoine des Ecoles africaines (en 2019) au Togo ;
• Prix European quality Award (en 2020) en Angleterre ;
• Prix de l’Artisan du Progrès dans l’Education et la Formation Professionnelle en Afrique (en 2021) en Côte d’Ivoire ;
• Prix International Turn Award for Sustainability (en 2021).
Il est alors important pour l’institution de travailler au maintien et à l’amélioration de ces points forts à travers le pilotage adéquat de l’ensemble des processus mis en place. De plus, un accent est mis sur le respect des différents documents métier et Qualité mis en place.
Faiblesses
Les points faibles à surveiller suite à l’analyse des enjeux du contexte sont :
• L’état des différentes voies d’accès aux domaines de FORMATEC ;
• Le faible taux d’enseignants permanents ;
• L’insuffisance d’implication du personnel y compris des enseignants ;
L’institution travaillera au traitement et à la prise en compte de toutes ces faiblesses dans les différentes planifications et actions d’amélioration du système.
Opportunités
A travers les différentes actions menées et la prise en compte de son contexte, FORMATEC dispose de plusieurs opportunités. Ces opportunités concernent :
• Les textes réglementaires du Gouvernement (Ministères en charge de l’enseignement supérieur et de la recherche de la formation, Ministères en charge de l’enseignement technique et professionnelle et des industries, Directions en charge de la promotion de la qualité, Direction en charge de l’enseignement supérieur et de la recherche, Direction en charge de la formation technique et professionnelle, Caisse Nationale de Sécurité sociale, Office Togolais des recettes, UNESCO, CAMES) ;
• Les organismes d’éducation/formation permettant de disposer d’enseignants qualifiés, des conventions de partenariats et coopérations.
Il s’agit de :
• L’Université de Lomé, l’Université de Kara, les Lycées d’enseignement général et technique de l’Etat ;
• L’Ecole Supérieure des Sciences et Technologies de l’Ingénieur de Rabat (ESSTI) de RABAT au Maroc ;
• L’Ecole des Hautes Etudes des sciences et techniques de l’Ingénierie et du management (HESTIM) à Casablanca au Maroc ;
• Le Centre Régional de Formation pour Entretien Routier (CERFER) dont le siège est à Lomé au Togo ;
• Pinnacle Language Center (PLC) à Accra au Ghana ;
• L’Ecole Supérieure Polytechnique de la jeunesse (ESUP) à Ouagadougou au Burkina-Faso ;
• La société KAD7 SA à Lomé au Togo ;
• L’atelier de mécanique SAT SANGA à Lomé au Togo ;
• Le Laboratoire de Travaux Publics (LaBTP) à Lomé au Togo ;
• Le Laboratoire National de Bâtiment et des Travaux Publics (LNBTP) à Lomé au Togo ;
• La Société Bancaire ORABANK
• Les ordres nationaux et les associations des activités professionnelles : Ordre des ingénieurs (ONIT), Ordres des architectes (ONAT), Ordre des Géomètres, Ordre des Urbanistes (ONUT), Association des Diplômés de FORMATEC (ADF) permettant de disposer de professionnels pour des appuis en enseignements, évaluations, de postes de stages et d’emplois.
• L’occupation du poste de Président du Conseil de Etablissement Privés d’Enseignement Supérieur (CEPES).
Des actions quotidiennes seront menées par FORMATEC pour une exploitation effective et efficiente de toutes ces opportunités qui peuvent considérablement aider à atteindre les résultats attendus ainsi que l’amélioration du système de management de la qualité.
Menaces
L’analyse révèle également des facteurs constituants des menaces pour l’Institut FORMATEC dans l’atteinte de ses objectifs. Il s’agit d’éléments qui, s’ils ne sont pas pris en compte ou exploiter convenablement, peuvent agir d’une manière ou d’une autre sur tout le système. Ces éléments concernent :
• Les référentiels du Gouvernement (Etat, Ministères en charge de l’enseignement supérieur et de la recherche de la formation, Ministères en charge de l’enseignement technique et professionnelle et des industries, Directions en charge de la promotion de la qualité, Direction en charge de l’enseignement supérieur et de la recherche, Direction en charge de la formation technique et professionnelle) en matière d’enseignement ;
• Le droit OHADA ;
• Les exigences du marché du travail (La SCARPE, Le PND) ;
• La loi-cadre sur le schéma national d’harmonisation des activités de certification et de promotion de la qualité au Togo voté par l’Etat Togolais le 12 août 2009 ;
• Les référentiels et les exigences qualité de l’UEMOA et de la CEDEAO ;
• Le contexte de globalisation et de mondialisation ;
• L’environnement concurrentiel créé par la multitude des écoles concurrentes (organismes d’éducation/formation) évoluant dans le même secteur d’activité ;
• Les riverains constituant l’environnement immédiat.
Une analyse constante des implications de ces différents facteurs doit être menée pour une recherche permanente des actions à mettre en œuvre pour l’élimination, l’atténuation ou la maitrise des différentes menaces liées aux enjeux du contexte de l’institution. De plus une évaluation des actions mises en œuvre sera effectuée périodiquement pour une amélioration continue du système FORMATEC pour l’atteinte des objectifs.
Lomé, le 31 Janvier 2021
Le Directeur Général
Dr. AMEY Kossi Bollanigni
V002 2017/12DOQ/005